Реквизиты приказа учреждения

Оформление документов

Какими правилами должен руководствоваться директор школы или заведующий детским садом при составлении и оформлении приказа?

Приказ – основной распорядительный документ, издаваемый руководителем для решения административных, хозяйственных и многих других задач образовательного учреждения.

Приказ вступает в силу с момента его подписания директором школы или заведующим детским садом, если в тексте не указано другого срока. Подписанный приказ регистрируется заведующим канцелярией (секретарем).

Приказ должен оформляться на бланке образовательного учреждения и иметь следующие обязательные реквизиты:

  1. Наименование образовательного учреждения.
  2. Наименование вида документа (приказ).
  3. Дату.
  4. Номер.
  5. Место издания.
  6. Текст.
  7. Подпись.

Также приказ может содержать такие реквизиты, как эмблему образовательного учреждения, наименование учредителя, визы согласования и ознакомления, отметку об исполнителе.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи, факты и события, являющиеся причинами издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. Констатирующая часть может начинаться словами «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…». Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии ответственных должностных лиц и сроки исполнения.

Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления.

В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа.

В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит наименование организации – автора, дату, номер и заголовок этого документа.

Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца), после него ставится двое­точие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт начинается с указания конкретного действия. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме: осуществить, обеспечить, подготовить, разработать и т. д.

Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий одного приказа.

В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль его исполнения.

Если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: «Приказ от 01.09.2010 № 1 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного документа, то отменяются соответствующие пункты.

Проекты приказов могут согласовываться с бухгалтером учреждения (при необходимости), должностными лицами, интересы которых затрагиваются в приказе, юристом.

В текст приказа не следует включать пункт «Приказ довести до сведения. «. Должностные лица необходимо перечислить в списке лиц на ознакомление, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Приказы регистрируют по группам в пределах календарного года (1 января – 31 декабря):

  • Приказы по основной деятельности.
  • Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, предоставлении отпуска без оплаты либо по уходу).
  • Приказы по личному составу (о предоставлении очередного отпуска, учебного отпуска, направлении в командировку, наложении взыскания, дежурствах).
  • Приказы по административно-хозяйственным вопросам.
  • Приказы по движению обучающихся и воспитанников регистрируются порядковой нумерацией в пределах учебного года (1 сентября – 31 августа). Допускается дополнять номер приказа буквенным индексом.

    Весь приказ или его отдельные пункты могут иметь документы – приложения. В таком случае в соответствующих пунктах приказа делается ссылка. Когда приложение оформляется к приказу в целом, то после окончания последнего пункта, отступив 2–3 интервала, печатают слово «Приложение» (без кавычек). Отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.

    Документы, которые являются приложениями к другим документам, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в правом верхнем углу отметку «Приложение» и сведения о наименовании, номере, дате и др. реквизитах основного документа.

  • Государственный стандарт РФ «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003», введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.03 № 65-ст. П. 2, подп. 3.18, 3.21
  • В чем заключается особенность оформления протокола и выписки из протокола?

    Решения образовательного учреждения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов и т. п.

    В зависимости от вида заседания может быть выбрана одна из следующих форм протокола: краткая или полная.

    Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

    Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступ­лений участников заседания, все высказанные мнения, вопросы, реплики и замечания. Полный протокол применяется, когда необходимо подробное документирование заседания.

    Протоколы оформляются на бланках образовательного учреждения или на обычной бумаге и содержат следующие реквизиты:

  • Наименование вида документа (протокол).
  • Дата заседания.
  • Номер документа.
  • Место заседания.
  • Гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению).
  • Заголовок.
  • Подписи.
  • Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания.

    Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах учебного года.

    Заголовок к тесту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа.

    Протокол (чего?) заседания педагогического совета; (чего?) собрания трудового коллектива.

    Текст протокола включает вводную и основную части. Вводная часть содержит постоянную информацию (т. е. слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали») и переменную (инициалы, фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии, должности лиц, приглашенных на совещание.

    При большом количестве участников заседания указывается только их общее количество, отдельно составляется полный список присутствующих, который оформляется как приложение к протоколу.

    После слов «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» ставится тире и перечисляются инициалы и фамилии в именительном падеже. Фамилии присутствующих располагают в алфавитном порядке и печатают через один межстрочный интервал.

    В вводную часть протокола обязательно включается повестка дня. Она состоит из перечисления тем (вопросов), которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

    Последовательность расположения тем определяется степенью их важности. Темы перечисляются в именительном падеже. Каждая тема повестки дня нумеруется арабской цифрой, ее наименование формулируют с предлога «О» или «Об». По каждому пункту указывается докладчик.

    Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в повестку дня тему «Разное». Каждая тема должна быть конкретизирована.

    Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью тем, установленных повесткой дня, и содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

    Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами, для того чтобы выделить в тесте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения темы и постановляющей части, формулирующей решение заседания.

    В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки
    в именительном падеже.

    Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа.

    В части «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются вопросы к докладчику. Они оформляются в протоколе с указанием фамилии и текста вопроса, а также ответа на него.

    В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемой теме. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. Если решение содержит несколько действий, каждое из них излагается отдельным пунктом. Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ оформляется как приложение к протоколу (на нем должны быть указаны ссылка на номер и дату протокола).

    Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к той теме повестки дня, по которой готовят выписку. Выписки используются для доведения принятых на заседании решений до заинтересованных лиц или организаций.

    Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, тему повестки дня, по которой готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение темы и принятое решение.

    Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, инициалов, фамилии и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется подписью руководителя образовательного учреждения и печатью.

    Официальный источник

    Государственный стандарт РФ «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003», введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.03 № 65-ст. П. 2, подп. 3.20

    otvet.resobr.ru

    Оформление приказа

    • Носарева Наталия | эксперт в сфере ДОУ и архивного дела
    • Предлагаем вашему вниманию классическую статью про оформление приказов (состав реквизитов, их назначение, размещение, отображение), которую автор снабдил отдельными рекомендациями практика и множеством примеров. Особое внимание уделено формулированию текста приказа.

      У правленческое действие / воздействие обычно начинается с издания некого распорядительного документа, получившего еще в древние времена наименование «приказ». Приказ – это выстрел стартового пистолета. Современный канцелярский язык приказом называет распорядительный документ, издаваемый с целью решения каких-либо организационных, управленческих или административно-хозяйственным задач, стоящих перед организацией в целом, ее структурным подразделением или отдельным должностным лицом.

      Приказ – стандартный распорядительный документ, который используется всеми организациями нашей страны. Поэтому набор реквизитов данного документа заранее определен, жестко регламентированы правила оформления, издания и дальнейшего исполнения приказа. Особой регламентации подвергается контроль исполнения приказов, этот процесс и по сей день не теряет своей актуальности.

      Работая с приказом, нужно как минимум знать правила:

    • оформления бланков приказов,
    • оформления текста приказа,
    • подписания приказа,
    • рассылки приказа исполнителям,
    • организации контроля исполнения приказа,
    • организации хранения приказов в текущем делопроизводстве,
    • подготовки приказов к архивному хранению.
    • Деление приказов на различные группы

      Сегодня приказы принято делить на две группы:

    • приказы по основным вопросам деятельности (среди которых можно отдельно выделить приказы по административно-хозяйственным вопросам);
    • приказы по личному составу.
    • Такое деление приказов на группы по назначению позволяет возложить ответственность за их издание на разных исполнителей:

    • приказами по основным вопросам деятельности, как правило, занимается служба ДОУ 1 , а
    • приказы по личному составу издают, регистрируют, используют и хранят службы персонала.
    • Все виды работ с приказами по личному составу требуют отдельного разговора, и в большей степени касаются не делопроизводственных, а кадровых процессов. Поэтому в нашей статье остановимся только на одной группе приказов – по основным вопросам деятельности.

      Давайте вспомним самые распространенные цели издания таких приказов:

    • определить дату начала работы организации в целом или ее подразделения (например, кредитные организации в обязательном порядке издают приказы о начале работы территориально удаленного структурного подразделения / дополнительного офиса);
    • распределить полномочия между первыми должностными лицами организации (например, с целью делегирования полномочий от руководителя организации его заместителям или об использовании печати организации);
    • с целью ввода в действие каких-либо бизнес-процессов (например, издаются приказы о вводе новых тарифных планов или изменении действующих);
    • с целью утверждения нормативных, методических и других документов, регламентирующих деятельность организации (в этом случае приказ не просто утверждает новые нормативы, делая их обязательными, но и говорит, с какого времени они становятся таковыми, а также проясняет другие ключевые аспекты относительно них);
    • с целью проведения каких-либо хозяйственных операций (в качестве примера можно привести ежегодную головную боль любого хозяйственника – приказ о проведении инвентаризации).
    • Назначение и тематика приказов огромна, мы привели только примеры, характерные для любой организации 2 . А есть приказы, характерные только для организаций определенного вида деятельности. Например, все банки обязательно издают приказы об укрепленности помещений, о курсе валют и т.д.

      Кстати, упомянутая нами инвентаризация проводится ежегодно, поэтому приказ, издаваемый по этому поводу, можно смело считать типовым управленческим документом. А что мы делаем с типовыми документами? Мы разрабатываем для них типовые (унифицированные) формы, основная задача которых – облегчить жизнь пользователям и максимально использовать возможности электронного документооборота.

      Требования к оформлению бланков приказов

      Но прежде чем унифицировать документ, давайте рассмотрим, из каких элементов он состоит, другими словами, рассмотрим требования к оформлению приказа и состав его реквизитов. В этом нам поможет «любимый» ГОСТ Р 6.30-2003.

      В соответствии с его рекомендациями приказы издаются на специальных бланках, которые называются бланками конкретного вида документа, т.к. на них печатается наименование вида документа (ПРИКАЗ), то документ другого вида (например, АКТ) на этом бланке издать уже не удастся.

      А теперь посмотрим на образцы бланка конкретного вида документа, а также на предписания относительно состава его реквизитов:

      При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

      01 — Государственный герб Российской Федерации;

      02 — герб субъекта Российской Федерации;

      03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

      04 — код организации;

      05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

      06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

      07 — код формы документа;

      08 — наименование организации;

      09 — справочные данные об организации;

      10 — наименование вида документа;

      11 — дата документа;

      12 — регистрационный номер документа;

      13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

      14 — место составления или издания документа;

      16 — гриф утверждения документа;

      18 — заголовок к тексту;

      19 — отметка о контроле;

      20 — текст документа;

      21 — отметка о наличии приложения;

      23 — гриф согласования документа;

      24 — визы согласования документа;

      25 — оттиск печати;

      26 — отметка о заверении копии;

      27 — отметка об исполнителе;

      28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

      29 — отметка о поступлении документа в организацию;

      30 — идентификатор электронной копии документа

      4.7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

      Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

      Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

      Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19

      Продольный бланк приказа (с нумерацией реквизитов согласно ГОСТу Р 6.30-2003)

      Угловой бланк приказа с центрированным расположением реквизитов и их нумерацией

      Мы продемонстрировали продольный и угловой бланки с центрированным расположением реквизитов – это самые распространенные варианты оформления. Еще существует угловой бланк с флаговым расположением реквизитов: так же как и в Примере 2, реквизиты размещаются в левой части листа, но не центрируются там, а располагаются от границы левого поля.

      Примеры 1 и 2 отличаются не только размещением реквизитов, но и их составом, например, у организации может быть вышестоящая организация, а может и отсутствовать, у нее может быть своя эмблема или право использовать герб России / ее субъекта, а может и не быть. Кстати, если у организации есть несколько эмблем / товарных знаков да еще и право использования герба, то на бланке документа нельзя размещать сразу все – придется выбрать что-то одно. Специальные уголки (скобки) для размещения заголовка к тексту на бланке не обязательны (есть только в Примере 2), вне зависимости от продольного или углового способа размещения реквизитов бланка заголовок к тексту печатается от границы левого поля.

      Чем же бланк приказа отличается от бланков других видов документов? Приказ является внутренним документом, поэтому в его бланке отсутствуют реквизиты, в которых указываются метаданные организации: ее код (реквизит 4), ОГРН (5), ИНН/КПП (6), справочные данные об организации (9). Нет на нем и ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа (реквизит 13), которая характерна только для писем и заполняется на ответных документах.

      Не следует забывать, что сейчас мы говорим о бланке документа, т.е. о чистом листе бумаги формата А4, на котором аккуратно, без ошибок и опечаток, напечатаны сведения, одинаковые для всех приказов данной организации, а также нанесены отметки для дальнейшего проставления некоторых переменных реквизитов 3 .

      Как разработать и защитить от редактирования отдельные фрагменты формы документа или бланка, рассказано в статье «Создание защищенных форм документов в MS Word» на стр. 84 журнала № 11’ 2012

      Признаюсь, я, как любая женщина, люблю все блестящее, поэтому мне больше нравятся бланки, изготовленные типографским способом, особенно выполненные способом тиснения текста на хорошей плотной бумаге. Однако при желании на издании бланков можно сэкономить, создав шаблон бланка с помощью компьютера, и в дальнейшем использовать его для оформления приказов, распечатывая их на любых доступных печатающих устройствах.

      При оформлении приказов следует помнить, что в них нет обращения к предполагаемому корреспонденту, поэтому реквизит 15 (адресат) также отсутствует (при этом любой приказ можно отправить какому-либо должностному лицу, например, по почте, может быть составлен и специальный список рассылки приказа). Приказы не утверждаются, а подписываются руководителем, поэтому на их бланках не предусмотрено место для оформления реквизита 16 (гриф утверждения документа). А вот перечисленные ниже реквизиты вполне могут быть оформлены на таком официальном документе, как приказ:

      20 – текст документа;

      21 – отметка о наличии приложения;

      23 – гриф согласования документа;

      24 – визы согласования документа;

      25 – оттиск печати;

      26 – отметка о заверении копии;

      27 – отметка об исполнителе;

      28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

      29 – отметка о поступлении документа в организацию;

      30 – идентификатор электронной копии документа.

      Герб, эмблема или товарный знак

      В соответствии с законом «О Государственном гербе Российской Федерации» Государственный герб РФ разрешается помещать на бланках государственных учреждений федерального уровня (например, на бланке Центрального Банка РФ, на бланке Министерства юстиции РФ, Министерства иностранных дел и т.д.). Размещение герба РФ на бланках других организаций является нарушением законодательства и может привести к соответствующим санкциям.

      Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами этих субъектов.

      Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Но если вы не располагаете средствами, с помощью которых можно нанести эмблему организации на бланк приказа (например, в вашем распоряжении только пишущая машинка), а также учитывая тот факт, что приказ является внутренним документом, эмблему на бланке приказа можете и не размещать.

      Наименование организации

      Наименование организации является основным реквизитом бланка приказа, с помощью которого идентифицируется автор документа, поэтому наличие данного реквизита на бланках приказа необходимо, и оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Так, если в уставных документах указано наименование: Закрытое Акционерное Общество «Лучьшие друзя природы – ХХ1», то и на бланке должно быть воспроизведено это наименование со всеми орфографическими и пунктуационными ошибками.

      Для части приказов установлен предельный срок хранения – постоянно. Поэтому наименование вашей организации должно быть прочитано и понято не только вами и вашими современниками, но и потомками. Представьте, сколько сил потребуется исследователю для расшифровки следующего наименования: РОСФИНМОНИТОРИНГ или МОСЭЛЕКТРОТЯГСТРОЙ. Это напоминает задорновское название НИИВТОРСЫРЧЕТМЕТБРЕДСНАБСТЫДСБЫТЗАГРАНПОСТАВКА. И это могло бы быть просто шуткой, если бы не сокращенное наименование организации, увиденное мною на реальном бланке письма из Самары: ОПП ЖБИ СГО СРО ООО ИВА.

      Если уставом организации утверждено использование краткого наименования организации, то его нужно размещать на бланке приказа в скобках под полным наименованием (см. Пример 1).

      При необходимости на бланках указывается наименование вышестоящей организации, которое печатается выше наименования организации. Наименование вышестоящей организации может быть напечатано как полно, так и сокращенно (см. тот же Пример 1).

      Если филиалу, территориальному отделению или представительству предоставлено право самостоятельно издавать распорядительные документы от имени руководителя подразделения, в том числе и приказы, то им предоставляется право издавать и бланки приказов. При этом наименование подразделения располагается ниже наименования организации, в состав которой они входят.

      Наименование вида документа

      В качестве наименования вида документа в приказах всегда печатается слово «ПРИКАЗ» полностью заглавными буквами.

      Дата и регистрационный номер

      Датой приказа является дата его подписания руководителем. Иногда неопытные делопроизводители датой приказа считают дату его регистрации, но хочу обратить ваше внимание – это является грубейшей ошибкой. На практике встречаются ситуации, когда руководитель подписывает приказы поздно вечером, а на регистрацию они попадают только следующим утром, но и в этой ситуации (с юридической точки зрения!) датой приказа должна быть дата его подписания руководителем.

      Допускается несколько способов оформления даты:

      • арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например, 15.06.2012 или
      • словесно-цифровым способом, например, 15 июня 2012 г.
      • Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера и дополнительного индекса. Например, приказам, изданным по вопросам утверждения или изменения тарифов, можно присвоить индекс «т», тогда регистрационный номер получится 125-т или 125/т. Отдельные элементы номера могут разделяться между собой косой чертой или тире. Можно кодировать любую удобную вам информацию о приказах, прибавляя ее к порядковому номеру документа внутри своей отдельной подгруппы. Еще часто в номер документа включают номер дела по номенклатуре дел, в которое он будет подшит, например: 07-12/125.

        Место составления или издания документа

        Его указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Еще наименование столичного города не принято предварять буквой «г». Хотя, как видно из изученных мною источников, этим грешат и наши федеральные учреждения.

        Хочется вспомнить очень смешной случай с этой самой буквой «г». Вы знаете, что при создании баз данных полям присваиваются названия. Так вот, в одной базе данных в разделе «Адрес клиента» поле, в котором нужно было указывать город, было названо просто «г.». А один из сотрудников, заполнявших базу, эту же букву вписал и в содержимое ячейки вместе с наименованием города, у него получилось «г. Ейск». При автоматическом формировании адресных ярлыков для почтовой рассылки документов по клиентам программа, формируя адрес, писала «г.» и далее подставляла содержимое этой ячейки, написанное заглавными буквами. В результате в адресе получился населенный пункт «г. Г.ЕЙСК». Другой оператор, бегло проглядывавший автоматически сформированные ярлыки перед их распечаткой, заметил ошибку и быстро исправил ее. удалив одну точку, получилось «г. ГЕЙСК». Вот так рождаются на карте новые города!

        Текст приказа

        Заголовок к тексту оформлять желательно. Он является основным поисковым признаком документа и «палочкой-выручалочкой» для сотрудников, регистрирующих документ, т.к. отражает смысловую нагрузку (в заголовке кратко излагается суть приказа). Это позволяет значительно сократить время на регистрацию документа.

        Заголовок начинается с предлога «О» (или «Об») и формируется при помощи отглагольных существительных или существительных, указывающих на предмет. Он должен соответствовать содержанию приказа и кратко передавать его смысл. Например:

      • О создании аттестационной комиссии;
      • О проведении торжественных мероприятий, посвященных 65-й годовщине Великой Отечественной войны;
      • Об итогах проведения семинара.
      • Теперь подробно остановимся на основной части документа, ради которой собственно и проделываются все манипуляции с бланками, – на его тексте.

        На бланке печатается, как правило, только первая страница приказа, вторая и последующие печатаются уже на чистых листах бумаги формата А4. Если в приказе более двух листов, то они нумеруются.

        Текст приказа по основной деятельности состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.

        Констатирующая часть является введением в существо вопроса и обосновывает издание приказа. В ней могут быть перечислены факты, события, дана им оценка. Если приказ подготовлен на основании документов других организаций или ранее изданных документов, то в констатирующей части приказа указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту в кавычках (Пример 4). В последнем предложении констатирующей части точка не ставится.

        Констатирующая часть текста приказа

        Во исполнение приказа Председателя ЦБ РФ от 12.02.2011 № 125 «О внесении изменений в нормативные документы»

        Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с отдельной строки от левого поля документа. После него ставится двоеточие.

        Затем с абзаца новой строки следует текст распорядительной части приказа. Используемые здесь формулировки должны быть конкретными, четким, не допускающими двоякого толкования и лингвистически правильными. Они не должны противоречить ранее изданным нормативным и распорядительным документам, изданным в данной организации и в целом в правовом поле России.

        Если распорядительная часть приказа предполагает различные по характеру действия или поручения, которые будут исполняться несколькими исполнителями, то ее следует разделить на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Если текст приказа содержит подпункты, то их также лучше нумеровать арабскими цифрами (их номер будет состоять из порядкового номера пункта, точки и порядкового номера подпункта внутри пункта и т.д.). Количество уровней вложенности может быть разным (где-то 1 уровень, где-то – 2, где-то – 3 и т.д.); нумерация, конечно, поможет определить, что куда относится, но злоупотреблять не стоит. См. Пример 5.

        Обратите внимание, что после номера пункта/подпункта приказа обязательно стоит точка, которая отделяет номер от текста этого пункта/подпункта. А когда вы хотите на него где-либо сослаться, то номер уже нужно писать без последней точки, например, «согласно подпункту 2.1.1 приказа».

        Текст абзацев нумерованного списка может начинаться от границы левого поля (отступы будут делаться только в красной строке каждого абзаца, как в Примере 6). А может быть расположен весь с большим отступом и вправо будут «съезжать» только номера пунктов/подпунктов, которые в этом случае будут хорошо видны (этот вариант показан в Примере 11).

        Нумерация поручений распорядительной части приказа

        В каждом пункте указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Исполнителя рекомендуется указывать в дательном падеже, при этом называется не только его фамилия, но и должность (возможно с наименованием структурного подразделения) – см. пункт 1 в Примере 6. Если предписываемое действие будет исполняться несколькими исполнителями одновременно, то в этом случае исполнители могут быть указаны обобщенно (как в пункте 2 того же Примера 6).

        1. Начальнику Управления операционно-кассового обслуживания Петрову И.И. провести ревизию кассы Дополнительного офиса «Малышок». Срок исполнения – 12 декабря 2012 года.

        2. Руководителям филиалов подготовить ежегодный отчет по итогам деятельности подразделений за 2012 год. Срок исполнения – 21 января 2013 года.

        Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме – «разработать», «утвердить», «подготовить», «ввести в действие» и т.д.

        Срок исполнения должен устанавливаться для каждого задания в отдельности. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения.

        Чтобы не было лишней путаницы, лучше использовать формулировку «Срок исполнения – », как это сделано в Примере 6. Это означает, что если поручение выполнено в указанный день (до конца рабочего дня), то оно выполнено своевременно. Если же вы будете использовать предлоги «к», «до», то будьте готовы к тому, что не все поймут их смысл одинаково. Например, «до 14.12.2012» кто-то поймет как до конца предыдущего дня, т.е. по 13.12.2012 включительно. Еще больше вопросов возникает, когда крайнюю дату исполнения поручения приходится высчитывать, например, для формулировки «в течение 10 дней»:

      • с какой даты отсчитываем срок – с даты подписания приказа или со следующего дня?
      • считаем календарные дни или только рабочие? и т.п.
      • Работая с документами, издаваемыми современными авторами, мне приходится делать печальный вывод о том, что красиво и аккуратно разместить текст приказа на листе бумаги многие просто не умеют, т.к. плохо владеют средствами редактирования текстов, например, программой MS Word. Какие ошибки наиболее распространены? Люди не умеют пользоваться функцией «создание нумерованного списка», а если и умеют, то могут заставить машину считать только до первого уровня списка. Не владеют функцией «табуляция». И часто отступ оформляют «дедовским» методом – с помощью клавиши «пробел».

        Когда я работала преподавателем делопроизводства, мне пришла в голову замечательная идея: а не использовать ли нам такую простую вещь, как таблицу? Во-первых, текст тогда будет выровнен по левому краю одинаково, номера пунктов тоже сразу видны. Во-вторых, для исполнителя и срока исполнения можно отвести отдельные ячейки, тогда и эта информация будет сразу бросаться в глаза. См. Пример 7.

        Говоря об использовании таблиц при составлении документов, мне не хотелось бы, чтобы вы понимали это как руководство к действию (долой текстовые документы!) и перешли на составление документов с помощью «программы-калькулятора» Exсel. Да-да! И это не смешно. Мне присылали на редактирование приказы, отпечатанные в виде такой «умной» таблицы. Скажу честно, править их невозможно. легче перепечатать. Предлагаю использовать таблицы (если моя идея вам понравится) в текстовом редакторе MS Word. Их границы должны быть прозрачными (т.е. видны только на экране).

        Структуризация пунктов распорядительной части текста приказа при помощи таблицы

        Текст приказа составляется исполнителем-автором документа. Как правило, тщательной проработке подвергается каждое слово поручения. Часто проект документа проходит процедуру согласования с несколькими должностными лицами. Ведь простая ошибка или опечатка могут привести не только к мелким неприятностям, но и к большим проблемам. Вспомните старый-престарый мультфильм, в котором предлагалось правильно поставить запятую в простом распоряжении: «Казнить нельзя помиловать».

        Обращу ваше внимание еще на одну проблему – это любовь к сокращениям. Бесцеремонно сокращают должности, названия структурных подразделений. А еще, бывает, пытаются с любовью и придыханием писать с заглавной буквы название каждой должности или структурного подразделения и, что совсем недопустимо, каждое слово должности «горячо любимого руководителя».

        Конечно, это не делопроизводство в чистом виде, а скорее вопрос корпоративной этики. Чтобы раз и навсегда уйти от назойливой проблемы, необходимо во внутреннем нормативном документе, например, в инструкции по делопроизводству, четко установить правила написания должностей и подразделений, а также утвердить перечень используемых в документах общепринятых сокращений.

        Что писать с маленькой и что с заглавной буквы в наименованиях должностей и подразделений, мы разобрались в статье «Написание наименований должностей», опубликованной на стр. 54 журнала № 9’ 2012

        Если к приказу прилагается какой-либо документ, то в тексте приказа его наименование указывается полностью и после этого сразу в скобках делается отметка о том, что документ прилагается к приказу (например, «(прилагается)» или «(приложение 1)», еще см. Пример 8). Если приложений несколько, то они нумеруются. Но отдельно отметка о наличии приложений после текста приказа не оформляется!

        На первом листе документа, являющемся приложением к приказу, в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера (Пример 9). Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами.

        Упоминание приложений и утверждение документов в тексте приказа

        1. Утвердить Перечень структурных подразделений, участвующих в смотре (приложение 1).

        2. Утвердить и ввести в действие с 21 января 2013 г. Порядок взаимодействия подразделений банка в процессе издания распорядительных документов (приложение 2).

        3. Считать Порядок взаимодействия подразделений банка в процессе принятия управленческих решений, утвержденный приказом Председателя Правления банка от 12.03.2010 № 33/44, утратившим силу.

        На приложении к приказу отражается его номер и дается ссылка на утверждающий документ

        На утвержденном документе оформляется гриф утверждения с указанием реквизитов приказа

        Приказом могут утверждаться внутренние нормативно-методические документы. В этом случае в тексте приказа должно быть воспроизведено их полное наименование (см. пункт 2 текста в Примере 8), а на утвержденном документе оформляется гриф утверждения (см. Пример 10 и обратите внимание, что в грифе слово «УТВЕРЖДЕН» должно согласовываться с родом утвержденного документа, например: Положение – УТВЕРЖДЕНО, Порядок – УТВЕРЖДЕН, а Инструкция – УТВЕРЖДЕНА). Отдельным пунктом приказа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению и дополнению в связи с изданием данного приказа (см. пункт 3 текста в Примере 8).

        Последним пунктом приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного приказа. Не рекомендуется в качестве контролера указывать руководителя учреждения, подписавшего приказ. Фраза «Контроль исполнения оставляю за собой» не совсем корректна. Контрольная функция присуща руководителю изначально при назначении его на должность. И если он самостоятельно контролирует исполнение изданных им распорядительных документов, то данный пункт просто не печатается.

        Приказ подписывает руководитель учреждения или другое должностное лицо, которому руководитель делегировал свои полномочия. В состав реквизита «Подпись» входят:

      • наименование должности лица, подписавшего документ;
      • личная подпись;
      • расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
      • Наименование должности печатается сразу от левого поля документа (без отступа). См. Пример 11.

        Так как приказы печатаются на специальных бланках с указанием наименования организации «в шапке», то дублировать его в должности «подписанта» не нужно. Заверять подпись на этом внутреннем документе печатью тоже не нужно.

        Отметка о контроле за исполнением приказа чаще всего проставляется на документе, поступившем из вышестоящей организации, исполнение которого обязательно для подведомственных структур. Особо подчеркну, что исполнение данного приказа будет контролироваться не только руководителем организации, получившей приказ, но и учреждением, которым документ был издан.

        Отметку о контроле проставляют в верхнем правом углу документа в виде буквы «К» или слова «Контроль». Для этого часто используют штампы.

        Приказ по основной деятельности

        Служба ДОУ (служба документационного обеспечения управления) на конкретном предприятии может именоваться по-разному: Управление делами, секретариат, канцелярия и т.п., вплоть до личности отдельного секретаря в малой организации. Вернуться назад

        Это типовые приказы, поэтому они нашли отражение в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558). Вернуться назад

        Известны случаи, когда на специальную мелованную бумагу наносили только изображение эмблемы организации, а затем с помощью принтера печатали необходимый в конкретной ситуации бланк или документ в целом. Вернуться назад

        www.delo-press.ru

    Закрыть меню